Referat Archiv

Im Folgenden findest du die Berichte.

Bericht für April 2018

Woran arbeite ich zur Zeit?

Sicherung der internen Dropbox auf einer externen Festplatte
Übernahme der Protokolle (in Digital- sowie Papierform)
Aufnahme der archivierten StuPa-Protokolle
Kategorisierung der Sondersammlung

Was habe ich erreicht?

Fertigstellung einer digitalen Dokumentenablage (dank der Erstellung eines internen Learnwebkurses)
Hochladen aller referatsrelevanten Dateien und aller AStA-Protokolle abgeschlossen
Einführung einer Liste zur Übersicht der Protokollführung

Was sind meine Pläne für den nächsten Monat?

Sicherung der Dokumente und des Aufbaus des Learnwebkurses
Weiterführung der Aufnahme

Bericht für März 2018

Woran arbeite ich zur Zeit?

Bericht Februar:
Aufbau/Programmierung der internen Dropbox in Zusammenarbeit mit IT und Design
Übernahme der Sitzungsprotokolle

Bericht März:
Arbeit an der internen Dokumentenablage
Übernahme der Sitzungsprotokolle
Zusammenstellung der Protokoll PDF Dateien für die Dropbox

Was habe ich erreicht?

Bericht Februar:
Alle Aufgaben noch in Arbeit

Bericht März:
Weiterhin alle Aufgaben noch in Arbeit

Was sind meine Pläne für den nächsten Monat?

Bericht Februar:
Arbeit an der internen Dokumentenablage
Wiederaufnahme der Archivierung der StuPa-Protokolle
Beginn einer Kategorisierung der Sondersammlung

Bericht März:
Fertigstellung der Programmierung der internen Dropbox
Aufbau der Ablage aller PDF Dokumente (alle öffentlichen Protokolle ab Juli 2017 digital einsehbar)
Klärung der Zugangsvoraussetzungen

Bericht für Januar 2018

Woran arbeite ich zur Zeit?

Aufbau der internen "Dropbox" (Absprache mit IT und Design muss noch getroffen werden)
Übernahme der Sitzungsprotokolle

Was habe ich erreicht?

Fertigstellung des Findbuches
Vollständige Angleichung der Exel-Tabellen (Bestandsübersicht)
Entsorgung überflüssiger Dokumente

Was sind meine Pläne für den nächsten Monat?

Weiterführung der Archivierung der StuPa Protokolle
Fortsetzung der Arbeit am internen digitalen Archiv
Zusammenstellung der jeweiligen referatsbezogenen Inhalte/Dokumente

Bericht für Dezember 2017

Woran arbeite ich zur Zeit?

Angleichung der Exel-Tabellen zur besseren Übersicht
Aufbau eines internen digitalen Archivs für alle AStA-Mitglieder
Ausmisten der Bestände
Protokollübernahme

Was habe ich erreicht?

Beendung der Archivierung des Nervs bzw. aller studentischen Magazine
Übertragung des Nerv-Bestandes in digitale Form
Anlegung eines Findbuches

Was sind meine Pläne für den nächsten Monat?

Gestaltung der internen "Dropbox"
Sammeln der dafür relevanten Dokumente/Tabellen
Ausweitung des Findbuches
Weitere Organisation der Bestände

Bericht für November 2017

Woran arbeite ich zur Zeit?

Archivierung des AStA-Info, Paraneua, Nervs
Verwaltung der Protokolle aus den Sitzungen
Weiteres Abarbeiten der StuPa-Protokolle
Erweiterung der digitalisierten TOP-Liste

Was habe ich erreicht?

Entrümpelung/Ausmisten nicht relevanter Bestände
Vollständiger Überblick in das Archiv gewonnen
Eingliederung aller Zeitschriften für studentisches Sein

Was sind meine Pläne für den nächsten Monat?

Abschluss der Nerv-Katalogisierung
Entsorgung der aussortierten Dokumente/Ordner
Aufbau einer Referats-internen Dateiablage

Bericht für Oktober 2017

Woran arbeite ich zur Zeit?

Einsicht und in die Unterlagen des StuPas von 1993 bis 1997
Zusammenstellung aller Nerv-Magazine für das AStA-Archiv
Protokollabnahme aus den Sitzungen
Ausmisten nicht relevanter Bestände aus dem Archiv
Systemaufbau für Digitalisierung einer TOP-Liste

Was habe ich erreicht?

Weitreichende Einarbeitung in den Aufbau
Planungsabschluss für das gewünschte Ordnungssystem
Einführung in die Ablage
Allgemeiner Überblick in das Referat

Was sind meine Pläne für den nächsten Monat?

Schrittweises Abarbeiten weiterer StuPa-Protokolle
Entsorgung überflüssiger Dokumente
Weiterführung der digitalisierten TOP-Liste

Bericht für September 2017

Woran arbeite ich zur Zeit?

-Weitere Erfassung der Protokolle (StuPa)
-Erfassung aller im Archiv befindlichen Zeitschriften (AStA-Info, Nerv, Paraneua, etc.)

Was habe ich erreicht?

-Die ersten Kartons sind eingepflegt, jedoch nocht nicht erfasst (dies erfolgt bei weiteren Fortschritten und in Absprache mit Tessa)
-Eine Anfrage durch einen Praktikanten wurde erfolgreich bearbeitet und führt ggf. zu einer digitalen Erfassung der Nerv-Zeitschrift (u. ä.) in der Zukunft.

Was sind meine Pläne für den nächsten Monat?

-Tessa kommt aus ihrem Praktikum zurück und wird von mir über die Fortschritte im Archiv informiert. Im Anschluss soll sie das Archiv langsam übernehmen.
-Weiterführung der Erfassung

Bericht für August 2017

Woran arbeite ich zur Zeit?

-Erfassung StuPa Protokolle in Excel Tabelle (zur Zeit Jahrgänge 1989-1995)
-Umlegung in Archivkartons
-Entsorgung leerer Ordner und unwichtiger Dokumente

Was habe ich erreicht?

-Archiv ein wenig aufgeräumt
-Erste Kartons zusammengebaut und bereit zur Einsortierung
-Weitere Erfassung in Exceltabelle

Was sind meine Pläne für den nächsten Monat?

-Fortführung der momentanen Arbeit (Erfassung und ablegen der Dokumente in Archivkartons)

Bericht für Juli 2017

Woran arbeite ich zur Zeit?

-Zusammenbau der Archivkartons und Ablage/Erfassung der Archivmaterialien

Was habe ich erreicht?

-Der Monat Juli war vorwiegend ruhig, da Tessa als zukünftige Archivarin zunächst eingearbeitet werden muss und Martin im Urlaub war.

Was sind meine Pläne für den nächsten Monat?

-Tessa weiter einarbeiten
-Einführung Findbuch
-Ablage von Archivalien (da Kartons inzwischen vorhanden)

Bericht für Juni 2017

Woran arbeite ich zur Zeit?

-Schriftliche Erfassung der Archivalien
-Kontrolle der Protokolle

Was habe ich erreicht?

-Auf Nachfrage beim Zulieferer der Archivmaterialien habe ich (leider) erfahren, dass sich die Lieferung noch bis in den Juli verzögert.
-Daher erfolgt eine Bearbeitung der Archivalien momentan ausschließlich in Schriftform.
-Wenn die Materialien eintreffen, wird das schriftliche ins digitale umgesetzt.
-Die Sitzungsprotokolle werden von mir auf Vollständigkeit überprüft und einsortiert.

Was sind meine Pläne für den nächsten Monat?

-Wenn die Materialien eintreffen, werden die ersten Kartons befüllt und beschriftet.
-Digitale Erfassung vom handschriftlichen.
-Fehlende Protokolle ggf. auffinden und ergänzen (lassen).
-Weiterarbeit der regulären AStA-Arbeit.

Bericht für Mai 2017

Woran arbeite ich zur Zeit?

-Aussortieren von nicht archivrelevanten Materialien
-Entfernung Metallgegenstände
-Regale ausräumen
-Überblick über die Protokolle vom StuPa und AStA schaffen, um Karteikarten zu erstellen

Was habe ich erreicht?

-Finanzantrag zur Anschaffung von Archivmaterialien wurde vom StuPa bewilligt und die Bestellung an die Firma Regis wurde online abgeschickt
-Einteilung von römischer Nummerierung ist geklärt und wird bei I (StuPa) starten und fortlaufend (II = AStA) geführt

Was sind meine Pläne für den nächsten Monat?

-So bald die Archivmaterialien geliefert sind, werden die ersten Kartons befüllt und gekennzeichnet
-Die ersten Archivalien werden erfasst und die Grundzüge für ein Findbuch erstellt
-Ab diesen Punkt sollte das Archiv auch wie ein richtiges Archiv geführt werden. D. h. entnahmen müssen namentlich erfasst werden und ggf. mit Fristen vermerkt werden.

Bericht für April 2017

Woran arbeite ich zur Zeit?

-Bestellung Archivmaterial
-Sichtung der Archivalien
-Aussortieren von nicht archivrelevanten Materialien
-Entfernung Metallgegenstände

Was habe ich erreicht?

-Erste Archivalien sind metallfrei und bereit zur Erfassung
-Die Verkündungsblätter sind abgelegt. Hier muss entschieden werden, ob sie im Archiv verbleiben oder entsorgt werden (Dreifachlagerung: Online, Uni-Archiv, AStA-Archiv)

Was sind meine Pläne für den nächsten Monat?

-Wenn Finanzantrag bewilligt wird, werden die Archivmaterialien bestellt.
-Kleine Materialien (Karteikarten) werden ggf. beim Griffelkasten bestellt. Hierfür muss ein Finanzantrag beim AStA gestellt werden.
-Nach Lieferung der Archivmaterialien werden die ersten Archivalien erfasst und die Ordner verschenkt/entsorgt.

Bericht für March 2017

Woran arbeite ich zur Zeit?

Im Moment erfolgt eine handschriftliche Erfassung der zukünftigen Archivalien. Ich habe begonnen, zunächst die StuPa-Protokolle zu sichten und für die weitere Bearbeitung vorzubereiten.

Was habe ich erreicht?

Ich habe einen persönlichen Einblick in die Unterlagen erreicht und kann weitere Arbeitsschritte adäquat vorbereiten.

Was sind meine Pläne für den nächsten Monat?

Während der Osterferien bin ich im Stadtarchiv Geesthacht beschäftigt und versuche dort einige Kartons und Archivmaterialien zu erhalten. Sollte ich dort keine erhalten, werde ich einen Finanzantrag über Anschaffung von Archivmaterial stellen. Im Anschluss werden die bereits gesichteten Materialien für die Archivierung vorbereitet (u. a. Entfernung von Tackernadeln etc.). Die Erfassung erfolgt über Karteikarten und Excel Tabelle. Sollten sich wichtige oder interessante Erkenntnisse aus den Unterlagen ergeben, werden diese von mir an den StuPa und den Asta weitergegeben. Auf Grund der stetig wachsenden Archivalien, wird das Archiv zunächst „von hinten“ d.h. beim ältesten Bestand beginnen.